„Wir sind unser eigener
Organisationsberater!“
Wie geht das denn?
Der processemotion-Baustein „Struktur und Organisation“ beruht auf folgenden Überlegungen:
Um Geschäftsprozesse zu verbessern, ist der realistische Blick auf den IST-Zustand einer Organisation unvermeidlich. Nicht wie die Ablauforganisation sein sollte, sondern die augenblickliche Wirklichkeit ist der beste Ausgangspunkt, um den Weg zu den notwendigen Verbesserungen zu finden. Dabei sind die Mitarbeiter diejenigen, die die Geschäftsprozesse und ihre Schwachstellen am besten kennen. Dieses Wissen gilt es zu mobilisieren und wahrheitsgemäß zu dokumentieren, ohne sich von alten Gewohnheiten leiten zu lassen, sondern die Kreativität der „Prozesseigner“ zu nutzen, qualifizierte Organisationsverbesserungen zu erarbeiten.
Der Workshop „Struktur und Organisation“
Vorbereitung
Der erste Schritt ist die Vorbereitung des Workshops mit den im Unternehmen für die Organisation Verantwortlichen:
- Herstellung eines Überblicks über den gesamten Geschäftsablauf und seine organisatorische Gliederung
- Insbesondere werden die strategischen und entscheidend wertschöpfende Kernprozesse fokussiert
- Erfassung der bekannten Schwachstellen
- Fixierung des bestehendes Organigramms und Zuordnung der Mitarbeiter zu den o.a. Geschäftsprozessen
- Benennung der entscheidenden Prozessinhaber
- Aus diesen Informationen wird der Ablaufplan erstellt, der die im Workshop zu analysierenden und zu optimierenden Geschäftsprozesse, sowie die personelle Zuordnung der Teilnehmer zu den Arbeitsgruppen enthält.
Impressionen
Durchführung
Der Workshop „Struktur und Organisation“ gliedert sich wie folgt:
- Einweisung der Teilnehmer in das Verfahren zur Erfassung und Dokumentation der Geschäftsprozesse, der Ermittlung und Kennzeichnung der organisatorischen Schwachstellen und die Erstellung eigener Verbesserungsvorschläge.
- Moderierte Geschäftsprozessanalyse und Dokumentation der Verbesserungsvorschläge, die die Teilnehmer erstellen. In diesem Rahmen können typischerweise auch Vorschläge zur Digitalisierung erarbeitet werden.
- Präsentation der Ergebnisse der Geschäftsprozessanalyse und Vorstellung der Verbesserungsvorschläge vor den Entscheidungsträgern.
Der Nutzen
Qualifizierung der Mitarbeiter zur eigenständige Prozessanalyse
Realistische, anschauliche und jederzeit aktuelle Dokumentation
Das Prozesswissen bleibt im Unternehmen und nicht bei externen Experten
Kosten für externe Beratung können eingespart werden
Förderung der Eigeninitiative und Motivation der Mitarbeiter
Automatische Erzeugung von zahlreichen Verbesserungsvorschlägen
bessere Integration der Mitarbeiter in Geschäftsprozesse
Förderung des abteilungsübergreifenden Verständnis
Förderung des prozessorientierten Denken und Handelns
Schaffung von Grundlagen für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen
Initialisierung eines Kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP)
Und wie lange dauert das?
Der übliche zeitliche Aufwand für eine Workshop „Struktur und Organisation“ sind 16 Stunden. Idealerweise begibt man sich in eine Tagungsmöglichkeit außerhalb des Unternehmens und arbeitet zwei Tage am Stück. Es ist allerdings auch möglich in jeweils 4 mal mindestens 4-stündigen Veranstaltungen sehr gute Ergebnisse zu erzielen. Allerdings sollten diese Intervalle maximal etwa wöchentlichen durchgeführt werden, um jeweils „in Thema“ zu bleiben.
Für die Vorbereitung sollten die für die Unternehmensorganisation Verantwortlichen einen Aufwand von etwa 6 Stunden einplanen.
Teilnehmerstimmen
„Es hat sich bestätigt, dass es das richtige Vorgehen war, mit der Beziehungsebene zu beginnen. Das war schon die halbe Miete, um sich die Geschäftsprozesse erfolgreich vorzunehmen. Mit der Methode der selbständigen Erarbeitung der Geschäftsprozesse im Strukturworkshop gelang es Schwachstellen zu analysieren und daraus circa 50 wertvolle Verbesserungsvorschläge zu entwickeln. Es ergaben sich sogar entscheidende Umstrukturierungen von Abteilungen.“
Musia Heike Bus, Residence Managerin, Toskana-Therme und Hotel an der Therme Bad Orb
„Wir haben im Februar den „Strukturworkshop“ mit Rolf Gärtner in unserem Hause für die Standorte Steinfeld in Deutschland und Gurtnellen in der Schweiz durchgeführt. Unser Ziel war es, die Abläufe innerhalb und zwischen den Standorten zu verbessern. Ebenso sollte die Kommunikation und das Prozessverständnis standortübergreifend voran gebracht werden.
Das ist gelungen. Wir haben alle viel gelernt über die Prozesse, die an den verschieden Standorte laufen. Es wurden keine Probleme ausgespart und die Diskussionen, die geführt wurden, haben nicht nur den zeitlichen Rahmen gesprengt, sondern auch die Erwartungen, die wir an diesen Workshop hatten, weit übertroffen.
Erste Optimierungen – zum Beispiel in der Materialdisposition – greifen bereits praktisch.
Dass wir außerhalb des Seminarraums auch Spaß miteinander hatten, zeigt, dass wir „Eine richtig gute Truppe“ haben die, trotz aller fachlich verschiedenen Meinungen, gut miteinander auskommt.
Mit dieser motivierten Truppe lassen sich die vielen im Strukturworkshop entstandenen Verbesserungsvorschlägen und daraus erwachsenden Aufgaben fachkompetent und zukunftsorientiert anpacken; davon sind wir überzeugt.
Wir haben noch viel Arbeit vor uns, aber ein erster wichtiger Schritt ist getan.“
Markus Heinrich – Managing Director Schmelzmetall Deutschland GmbH, Steinfeld-Hausen
„Herr Gärtner hat sich engagiert in unsere Probleme und Aufgabenstellungen eingearbeitet. Seine eigene unternehmerische Kompetenz war sehr wichtig für uns. Vor allem hat er den persönlichen Faktor berücksichtigt und gestärkt. Mich selbst hat er hilfreich unterstützt, strategische Ziele an die Mitarbeiter zu vermitteln. Noch haben wir nicht alle Strukturziele, die wir uns vorgenommen haben, erreicht. Und das wird auch kein Ende finden. Dazu stellen uns Markt und Technik immer neue Herausforderungen. Aber wir haben eine Mannschaft, die das selbständig und besser leisten kann.“
Günter Höhn, Geschäftsführer HKS Dreh-Antriebe GmbH, Wächtersbach-Aufenau
„Wir haben im Struktur-Workshop unmittelbar für Verbesserung unserer Geschäftsabläufe gesorgt. Seitdem läuft jetzt vieles anders bei uns. Ich erstelle nicht mehr nur Vorgaben, sondern wir erarbeiten jetzt gemeinsam unsere Geschäftsprozesse. Ich merke, dass viele Impulse von den Mitarbeitern kommen. Wir haben mit einem “kleinen” Funken eine Initialzündung verursacht. Damit werden zusätzlich Ideen besser angenommen, meine Unternehmensphilosophie verstanden und diese auch wirklich gelebt.“
Dietmar Tschunt, Geschäftsführer Innwerk e.K., Gelnhausen
„Unsere Abläufe wurden für alle erkennbar mal richtig analysiert und durchschaubar.“
Daniel Wahn, Vertriebmitarbeiter der Holz-Sinsel GmbH, Biebergemünd
„Ich habe bewusst die Abläufe in anderen Abteilungen wahr-genommen. Durch das bessere Verständnis der anderen Bereiche klappt bei uns die Arbeit gleich besser. Nicht allein die Prozessdefinitionen, sondern die Mitarbeiter sind entscheidend für funktionierende Abläufe.“
Angela Buchholz, kaufmännische Abwicklung und Buchhaltung, Holz-Sinsel GmbH, Biebergemünd
„Wegen des großen Wachstums mussten Planung und Überwachung der Fertigung reorganisiert werden. Deshalb wurden Arbeitsvorbereitung, Kapazitätsplanung, die Verantwortung der Meister, Vorarbeiter und Werker sowie die Stellenbeschreibungen restrukturiert.
Herr Gärtner imponiert, weil er mit großem Einfühlungsvermögen für Menschen und Situationen die Aufgaben angeht. Das macht die Sache leichter – er zieht nicht einfach sein Programm durch, sondern erkennt, wenn der Kopf mal nicht dabei ist. Er bekommt Stimmungen schnell mit und fragt direkt nach. Seine generelle Direktheit ist sowohl Vor- als manchmal auch Nachteil. Es ist nicht immer leicht, so offen zu kommunizieren. Dafür kommt Herr Gärtner auf den Punkt und formuliert ihn.“
Giorgio Liccese, Geschäftsführer ALUPROF Aluminiumprofile GmbH, Freigericht
„Der beste Berater für unsere Organisation sind wir selbst!“
Marie-Luise Keller, Geschäftsführung Skornia Metallverarbeitung GmbH & Co. KG
Lesen Sie hier wie die Skornia Metallverarbeitung Ihre Organisation eigenständig restrukturiert.